Etkinlik lojistiğinde bir aracın mekâna ulaşması tek başına yeterli bilgi değildir. Hangi kapıdan giriş yapacağı, ekipmanın nerede indirileceği, hangi ekibin malzemeyi karşılayacağı ve kurulum için alanın ne zaman hazır olacağı da aynı planın parçasıdır. Küçük görünen bir bilgi eksikliği, nakliye ile teknik ekip arasındaki iş sırasını değiştirebilir.
Bu rehber, Sahneva'nın teklif onayından yüklemeye kadar olan çalışma düzenini anlatıyor. Devamındaki iş özeti ve teslim listeleri ise ajansların, kurumsal etkinlik ekiplerinin ve mekân sorumlularının kendi projelerine uyarlayabileceği planlama önerileridir. Genel program ve bütçe çerçevesi için kurumsal etkinlik planlama rehberine bakabilirsiniz.
Teklif onaylandıktan sonra Sahneva'da ne olur?
Fiyat teklifi onaylandığında işin detayları çalışanların bulunduğu gruba yazılır. Böylece hazırlık, iş için paylaşılan bilgiler üzerinden başlar. Keşif gerekli görülürse teknik personel ve müşteri mekâna birlikte gider. Amaç, sahada açıklığa kavuşturulması gereken koşulları beraber değerlendirmektir.
İstanbul dışındaki işlerde konaklanacak otel ve ulaşım hazırlıkları yapılır. Nakliyeyi ayarlamakla görevli lojistik personeli taşıma düzenlemelerini yapar. Teknik ekip ihtiyaç listesini çıkarır, depo sorumlusu bu listeye göre malzemeyi hazırlar. Yükleme ise teknik ekip ve depo sorumlusunun birlikte yürüttüğü adımdır.
Bu akışta her devir noktasının ayrı bir işi vardır: teknik ihtiyaçların belirlenmesi, malzemenin hazırlanması ve taşımanın düzenlenmesi. Aynı bilgi değiştiğinde birden fazla hazırlık etkilenebileceği için değişikliği ilgili kişilere birlikte iletmek gerekir. Örneğin kurulum tarihindeki bir değişiklik, araç planı kadar ekip ulaşımını ve otel giriş tarihini de yeniden değerlendirmeyi gerektirebilir.
Görev dağılımı: bir sonraki ekip neyi bilmelidir?
Aşağıdaki tabloda Sahneva'nın mevcut görev dağılımı ile bu devirleri kolaylaştırmak için kullanılabilecek kontrol kayıtları yer alıyor. Son sütundaki önerileri projenizin kapsamına göre iş dosyanıza ekleyebilirsiniz.
| Aşama | Mevcut görev | Önerilen kontrol kaydı |
|---|---|---|
| İş bilgisinin paylaşılması | Onaylanan işin detayları çalışan grubuna yazılır. | Güncel kapsam, tarih, adres ve iletişim kişileri. |
| Gerekli keşif | Teknik personel ve müşteri birlikte mekâna gider. | Giriş yolu, taşıma koşulları ve açık kalan sorular. |
| Nakliye | Lojistik personeli taşıma düzenlemelerini yapar. | Araç, adres, giriş saati ve sahadaki karşılama bilgisi. |
| İhtiyaç listesi | Teknik ekip gerekli malzemeyi listeler. | Liste tarihi, revizyonu ve sonradan eklenen kalemler. |
| Depo hazırlığı | Depo sorumlusu malzemeyi hazırlar. | Hazır, eksik veya netleştirilmesi gereken kalemler. |
| Yükleme | Teknik ekip ve depo sorumlusu birlikte yükler. | Araca alınan malzeme ile güncel listenin karşılaştırılması. |
Çalışan grubuna gönderilecek iş özeti neleri içermeli?
Mesajlaşma grubu hızlı iletişim sağlar; ancak adres, kurulum saati ve son ekipman değişikliğini farklı mesajlardan toplamak zorlaşabilir. İşin güncel durumunu tek bir özet içinde tutmak, grubun yeni mesaj trafiğinde eski bilgiye göre hareket etme ihtimalini azaltır. Kullanılabilecek kısa şablon şöyledir:
- İş adı ve kapsam: etkinlik, müşteri veya ajans, onaylanan hizmetler ve henüz kesinleşmeyen ihtiyaçlar.
- Yer: açık adres, kullanılacak salon veya alan, araç giriş noktası ve mekân iletişim kişisi.
- Zaman: depodan çıkış, mekâna giriş, hedef kurulum bitişi, prova, etkinlik ve söküm için ayrı saatler.
- Ekip ve ulaşım: görevli kişiler, buluşma noktası, yolculuk düzeni ve gerekiyorsa otel bilgileri.
- Malzeme: teknik ihtiyaç listesinin güncel sürümü, nakliye düzeni ve ayrıca teyit bekleyen kalemler.
- Değişiklik: ne değiştiği, kiminle netleştirildiği ve hangi hazırlıkları etkilediği.
Tarih ve saatleri yalnızca "akşam" veya "kurulum günü" diye yazmak yerine açık belirtin. Özellikle gece yarısını aşan sökümlerde gün bilgisini de ekleyin. Farklı ülkelerden ekiplerin katıldığı işlerde ortak zaman dilimini yazmak da yararlıdır. Bir görev henüz bir kişiye verilmediyse, bunu tamamlanmış kabul etmek yerine açık iş olarak gösterin.
İstanbul dışındaki işlerde ekip ve malzeme birlikte planlanır
Konaklama, personel ulaşımı ve ekipman nakliyesi birbirine bağlıdır. Otelin etkinlik mekânına mesafesi tek başına yeterli ölçüt değildir; ekibin geliş saati, otel giriş koşulları, mekâna transferi ve söküm sonrası dönüşü de çalışma takvimine uymalıdır. Bu ayrıntıları teyit etmek için yolculuk planıyla teknik çalışma saatlerini yan yana değerlendirin.
Malzeme ve ekip farklı zamanda ulaşacaksa mekânda aracı kimin karşılayacağını önceden belirleyin. Araç varış saati ile boşaltma izni verilen saati ayrı kaydedin. Birden fazla tedarikçi aynı yükleme alanını kullanacaksa giriş sırasını mekân sorumlusuyla netleştirin; sahne, dekor ve teknik ekiplerin aynı dar geçidi aynı anda kullanabileceğini varsaymayın.
Depo hazırlığı ve yüklemede listenin güncel olması neden önemli?
İhtiyaç listesini teknik ekip hazırladığı, malzemeyi depo sorumlusu topladığı için son dakika eklemelerinin her iki tarafa da ulaşması gerekir. "Bir mikrofon daha" gibi kısa bir istek, uygun bağlantılar veya ilgili aksesuarların da gözden geçirilmesini gerektirebilir. Revizyonu yalnızca toplam adet olarak değil, değişen kalem olarak kaydedin.
Sahneva'da LED panel, mikrofon, kablo ve hızlı müdahaleye uygun ekipmanlar için yedekler bulundurulur. Bu kalemlerin proje ihtiyacına göre teknik listede görünmesi, yedek malzemenin de hazırlık ve taşıma planına katılmasını kolaylaştırır. Yedekleme konusunu etkinliklerde yedekleme ve B planı rehberinde ayrıca ele alıyoruz.
Yükleme planını yalnızca araca sığma hesabıyla sınırlamayın; sahada ihtiyaç duyulacak malzeme sırasını da lojistik ve teknik ekiple paylaşın. Güvenli taşıma ve yük sabitleme koşullarını sorumlu taşıma ekibi değerlendirmelidir. Ekipman sırası, bu koşullara ve sahadaki boşaltma olanaklarına göre birlikte kararlaştırılmalıdır.
Kurulum planı, birbirine bağlı işler üzerinden kurulmalı
Aşağıdaki çalışma sırasını projenin teknik ekibi ve mekân sorumlusuyla birlikte uyarlayabilirsiniz. Asıl soru, bir ekibin işe başlayabilmesi için hangi önceki işin tamamlanmış olması gerektiğidir.
- Alanı teslim alma: kullanılacak bölüm, geçişler, yerleşim ve diğer tedarikçilerin çalışma saatleri teyit edilir.
- Boşaltma ve dağıtım: ekipmanın indirileceği ve kurulum boyunca bekleyeceği noktalar netleştirilir.
- Birbirine bağlı kurulumlar: zemin, sahne, dekor ve teknik sistemlerin hangi noktada birbirini beklediği plana işlenir.
- Teknik kontrol ve prova: kurulumun bitişi ile programın provası için ayrı zaman ayrılır; içerik ve program değişiklikleri ilgili ekiplere aktarılır.
- Etkinliğe geçiş: kalan işler, sahadaki iletişim kişileri ve programın güncel sürümü birlikte gözden geçirilir.
Mekânın teknik uygunluğunun nasıl değerlendirileceği ayrı bir konudur. Kapılar, taşıma güzergâhı ve teknik yerleşim belirsizse teknik keşif ve planlama rehberi üzerinden keşif sorularını hazırlayabilirsiniz. Lojistik planına ise bu incelemenin kararlaştırılan sonuçlarını ve henüz yanıt bekleyen maddelerini taşıyın.
Söküm ve dönüşü planın sonuna bırakmayın
Programın bitmesi, tüm ekiplerin aynı anda söküme başlayabileceği anlamına gelmez. Konukların alandan ayrılması, mekânın çalışma koşulları ve diğer tedarikçilerin işleri başlangıç sırasını etkileyebilir. Sökümün başlayabileceği zamanı, araç yanaşma saatini ve mekâna son teslimi ayrı ayrı netleştirin.
Proje dosyasında üç kısa devir listesi kullanabilirsiniz:
Depodan çıkmadan önce
- Güncel teknik liste ile hazırlanan ve yüklenen malzeme karşılaştırıldı mı?
- Teyit bekleyen kalemler ve değişiklikler ilgili kişilere iletildi mi?
- Sürücü, teknik ekip ve mekânın iletişim bilgileri birbirinde var mı?
- Giriş adresi, saatler ve şehir dışı ulaşım bilgileri aynı güncel özette yer alıyor mu?
Etkinliğe geçmeden önce
- Teknik kontrol ve prova tamamlandı mı; açık kalan işler kimin takibinde?
- Programın son sürümü ve değişen içerikler ilgili ekiplere ulaştı mı?
- Yedek ekipmanın yeri ve müdahale için iletişim kurulacak kişi belli mi?
- Söküm başlangıcı ve dönüş aracı için yeniden teyit gereken bir değişiklik var mı?
Söküm ve depo dönüşünde
- Toplanan ekipman, taşıma kasaları ve aksesuarlar dönüş listesiyle karşılaştırıldı mı?
- Eksik veya kontrol gerektiren malzeme depo sorumlusuna bildirildi mi?
- Mekân tesliminde açık kalan bir iş varsa sorumlusu ve sonraki adımı kaydedildi mi?
- Bir sonraki işe hazırlığı etkileyen ekipman kontrol ihtiyacı görünür hale getirildi mi?
Etkinlik lojistiği hakkında sık sorulan sorular
Etkinlik lojistiği ne zaman başlar?
Sahneva'nın iş akışında fiyat teklifi onaylandıktan sonra işin detayları çalışanların bulunduğu gruba yazılır. Gerekli keşif, ekipman ihtiyaçları, nakliye ve şehir dışı hazırlıkları bu bilgiler üzerinden ilerler. Kurulum saati ve mekâna giriş koşullarının bu aşamada netleştirilmesi planlamayı kolaylaştırır.
Her etkinlik için teknik keşif yapılır mı?
Keşif gerektiğinde Sahneva'nın teknik personeli ve müşteri mekâna birlikte gider. Keşif ihtiyacı; giriş ve taşıma koşulları, teknik yerleşim ve mekân hakkında netleştirilmesi gereken bilgilere göre değerlendirilir.
Ekipman listesini kim hazırlar ve araca kim yükler?
Sahneva'da teknik ekip ihtiyaç listesini çıkarır, depo sorumlusu malzemeyi hazırlar. Teknik ekip ile depo sorumlusu yüklemeyi birlikte yapar. Nakliye düzenlemelerini lojistik personeli yürütür.
Söküm planı neden etkinlikten önce hazırlanmalı?
Etkinliğin bitişi, teknik sökümün başlayabileceği an ve aracın alana yanaşabileceği zaman aynı olmayabilir. Mekânın teslim koşullarını, söküm sırasını ve dönüş taşımasını önceden netleştirmek, etkinlik sonundaki belirsizlikleri azaltır.
